Retningslinjer for verv i Øvre Eiker Skolekorps

Arbeidsoppgaver Leder

  1. Hovedansvaret for korpsets drift

1a.  Daglig drift

  • Være synlig og tilgjengelig for medlemmer og foresatte
  • Støtte opp om alle utvalg og funksjoner
  • Avklare hvem som har ansvaret for henting av post
  • Være bindeleddet mot drillen
  • Sjekke korpsmailen i tillegg til sekretæren
  • Påse at arbeidsoppgavene i hht til Årshjulet blir fulgt opp
  • Påse at vedtektene følges
  • Følge opp samarbeidsavtalen med Øvre Eiker musikkorps
  • Legge ut info på facebook
  • Formidle info til ansvarlig som legger ut oppdateringer på hjemmesiden

1b          Annet

  • Hovedansvaret for arrangementer
  • Koordinere aktiviteter og arrangementer
  • Innkalle til og lede styremøter
  • Søke om leie av øvingslokaler for musikantene og evt leie av andre rom på HUS
  • Ha oversikt over økonomien – følge budsjettet – løpende kontakt med kasserer
  • Være hovedperson i beredskapsgruppen og sørge for at denne er inntakt
  • Påse at det framvises politiattester i de verv der dette er påkrevd
  • Påse at rettigheter til å oppdatere hjemmeside, facebook, bank etc blir slettet når noen går ut av vervene sine og at nye tilganger blir opprettet.

 

  1. Økonomi
  • Være oppdatert på regnskapet
  • Hovedansvaret for at det søkes om diverse støtteordninger

 

  1. NMF
  • Ha kontakten med NMF – være kontaktperson
  • Oppdatere styreinformasjon til NMF etter hver årsmøte
  • Delta på distriktskonferanser/årsmøter (ved ønsker/behov)
  • Send inn årsrapporten til NMF
  • Søke om Frifond

 

  1. Kontrakter
  • Signere på kontrakter
  • Ansvaret for at arbeidsavtaler med dirigenter og drillinstruktører blir oppdatert
  • Ansvaret for å følge opp leieavtaler med loppelager og instrumentlager

 

  1. Øvre Eiker Musikk og kulturskole
  • Være hovedkontaktperson
  • Delta på samarbeidsmøter. Evt sekretær/nestleder

 

  1. Delta på møter i:
  • Kulturskolen: – tuttikorps – SUmøter etc
  • Øvre Eiker Musikkråd – delegeres gjerne til leder av musikkutvalget
  • Interne møter med div utvalg
  • NMF
  • Øvre Eiker musikkorps
  • Dirigentmøter – innkalle
  1. Annet
  • Signere alle utbetalinger

 

Arbeidsoppgaver sekretær/nestleder

  1. Skriving og utsending av møtereferater, samt innkalling til nytt styremøte. Lage saksliste i samråd med leder.
  2. Være aktivt inne for å sjekke korpset mail.
  3. Korrespondanse med korpsmedlemmer/foreldre og andre aktører/samarbeidsparter, samt utsending av infoskriv etter avtale med leder/styret.
  4. Ajourføre terminlisten på hjemmesiden.
  5. Hovedansvaret for stjernedryss – oversikt
  6. Sette sammen materiale fra utvalgslederne til korpsets årsmelding, samt sende ut innkalling og sakspapirer til årsmøte. Melde fra til valgkomiteen om hvem som er på valg i god tid førårsmøtet.
  7. Være arkivansvarlig for korpset, med unntak av notearkiv.
  8. Oppdatere medlemslistene lokalt (Styreweb) og i Korpsdrift
  9. Representere korpset i samarbeidsutvalget til kulturskolen. (Evt en lederoppg)
  10. Følge opp aktiviteter på Årshjulet:
  11. Ta kontakt med skolene ang 1.klasse spilling
  12. Melde fra om aktiviteter til Kulturkalenderen i kommunen
  13. Søke skolen om øvelseslokaler
  14. Innrapportering til NMF – VO-midler.
  15. Sende info og invitasjoner til samarbeidspartnere og æresmedlemmer
  16. Bistå leder/ Stedfortreder for leder

 

 

Arbeidsoppgaver kasserer

  • Rutinemessig føring av alle bilag, samt månedlig avstemming mot bankkontoutdrag.

. Betale regninger fortløpende

  • Fremlegging av regnskapsstatus på styremøter.

. Melde endringer i styret til Brønnøysundregistret

  • Foreta regnskapsavslutning/årsavslutning før årsmøte. Forevise resultat og balanse. Skrive årsrapport til årsmeldingen i forkant av årsmøte. Husk at revisjonsrapport skal være undertegnet. Utarbeide neste års budsjett etter innspill fra gruppene.
  • Kjøre ut kontingent til medlemmer (vår og høst)
  • Fakturere
    – 1.mai, 17.mai, julegrantenning.
    – Dugnader
    – Til medlemmer – egenandeler etc.
    – Diverse
  • Utbetale lønn til dirigenter/drillinstruktører
  • Utbetale feriepenger i juni.

. Gjennomgår trener og dirigentkontrakter sammen med leder

  • Påse at det nok vekslepenger til ulike arrangementer og evt sette inn penger/legge i nattsafe inntektene etter arrangement

. Skaffe bankterminal til loppemarkedet

  • Arbeidsoppgaver iht. Årshjulet

-Søke momskompensasjon

-Søke støtte fra Musikkrådet
– Innrapportere/innbetale skattetrekk.
– Sende inn div skjemaer for selvst. næringsdr. og veldedige og allmennytt. organisasjoner
– Sende div. søknader om tilskudd.

  • Diverse legater
  • Instrumentfondet
  • Bingosøknad

-Ansvarlig for rapportering av midlene.

 

Arbeidsoppgaver musikkutvalgets leder

Aktiviteter:

  • Ansvarlig for alle musikalske aktiviteter, i nært samarbeid med dirigenter – både for

rekrutter/aspiranter og hovedkorps

  • Koordinering av programutvalg (sammen med dirigent og representanter fra hovedkorpset)
  • Aktivitetsplan: Planlegge sesongen med øvelser, konserter, seminar og andre opptredener,

samt turer og musikalske/sosiale aktiviteter, sammen med dirigent, korpsledere, leder og

tillitsvalgte. Ansvarlig for å avtale med instruktører til seminar i samråd med dirigenter.

  • Konsertarrangør: Planlegge, sy sammen konserten i forhold til det musikalske. Finne

konferansier, avtale hvem som gjør hva og når og skaffe gjesteartister. Koordinere hele

arrangementet i nært samarbeid med arrangementskomiteen.

  • En av kontaktpersonene i forhold til deltakelse i arrangementer som 1. og 17. Mai,

Turnavslutning, spilling ved skolestart, julegrantenning etc.

  • Ansvarlig for at slagverksutstyr blir transportert til arrangementer og låne/leie evt. utstyr

som korpset ikke har.

. Påse at årsmelding til årsrapporten blir skrevet og levert for gruppene i utvalget.

. Skaffe tamburmajor og fanebærer

 

Korpsdrift:

  • Besetning/instrumentfordeling i samråd med dirigenter og rekrutteringsutvalg. Sjekke

behovet.

  • Forslag til investeringer instrumenter, og sammen med materialforvalter, gjennomføre

disse i henhold til årsmøte-/styrevedtak.

  • Være med i prosessen med ansettelse av dirigent(er) i samråd med leder/styre.

. Holde kontakt med dirigentene gjennom sesongen og være med i dirigentmøter to ganger i

året.

  • Samarbeide med de andre korpsene i kommunen. Minst ett samarbeidsmøte med ØEMK.

ØEMK innkaller til møte.

  • Møter på styremøtene og er ansvarlig for nødvendig info til og fra det øvrige

musikkutvalget

  • Ansvarlig for å kalle inn til møter i musikkutvalget.

Rekruttering:

Ansvarlig for rekruttering av nye medlemmer i samarbeid med styret og

Rekrutt- og aspriantutvalget:

– arbeidsoppgaver som hører til her : Konserter, brosjyrer, prøve-dag, registrering osv.?

Samarbeide med dirigent om utarbeiding av øvelsesplaner

Musikkutvalgets leder delegerer ved behov arbeidsoppgaver til de andre i utvalget

Ansvar for å skaffe korpsvakter til øvelsene for aspiranter og rekrutter

 

Noteforvalter:

*Ansvarlig for notearkiv og innkjøp av nye noter.
*Ansvarlig for å kopiere opp/skrive ut noter, kopiere notesett til
seminarer og konkurranser.
* Ansvarlig for noteutdeling og innsamling, koordineres med
dirigenter og korpsledere.
* Bistå leder av musikkutvalget.

 

Materialforvalter:

*Ansvar for instrumenter, notestativ, marsjklyper, marsjhefter og
annet utstyr.
*Innkjøp og vedlikehold av utstyr.
*Føre liste over utleverte instrumenter og lagerbeholdning.
*Påse at instrumenter blir levert inn når medlemmer slutter.

* Ansvarlig for at instrumenter blir reparert – gi ut låneinstrument
*Ansvarlig for orden på instrumentlager og slagverkslageret på HUS.
*Ansvarlig for at medlemmer og foresatte får nødvendig opplæring i
vedlikehold av instrumenter og påse at rutiner følges. Dele ut
vedlikeholdsliste til alle som har instrument fra korpset.
*Ansvarlig for utstillingsskapet på Rådhuset.
*Bistå leder av musikkutvalget.

Uniformskomiteen:

* Ansvar for å dele ut uniformer til rekrutter, aspiranter og hovedkorps, dette gjelder også drillen.

* Ansvar for å påse at det er nok uniformer og tilbehør, og anbefale innkjøp for styret.

* Ansvar for bestilling og innkjøp godkjent av styret.
* Påse at uniformer blir levert inn når noen slutter.

* Stå for salg av skjorter og hansker
* Bistå leder av musikkutvalget.

 

Arbeidsoppgaver korpsvakter

  • Sammen med tillitsvalgte være et bindeledd mellom styret/musikkutvalget og musikantene
  • Ha ansvar for det praktiske under øvelsen, som for eksempel; dele ut noter, hjelpe til å bære trommeutstyr, stoler etc., servere saft og koke kaffe
  • Bistå dirigent og musikere etter behov, både på øvelser og opptredener/arrangementer
  • Delta i planleggingen av sesongen
  • I samarbeid med tillitsvalgte jobbe for et godt miljø i korpset
  • Være reiseleder på tur
  • Gå bak korpset når det marsjerer; ha med førstehjelpssaker, fliser, ventilolje…..
  • Lage korpsvaktturnus for HK
  • Servere saft i pausen
  • Lede valg av tillitsvalgte
  • Kontakte musikanter som man ”hører” vil slutte eller som ikke har møtt på øvelsene på en stund
  • Hjelpe sekretær med opplysninger til medlemslistene

 

Arbeidsoppgaver dugnadsansvarlig/utvalget

  • Leder møter på styremøtene og administrerer/har ansvaret for alle inntektsbringende tiltak
  • Skaffe dugnader og koordinere disse
  • Skaffe evt. sponsoravtaler
  • Igangsette nye tiltak og har ansvar for å gjennomføre disse
  • Avtalte dugnader pr. d.d: Loppemarked· ·

– Ansvar for å skaffe lokaler til loppemarkedet

– Drifte loppelageret – sørge for at det er ryddegrupper

– Sette opp hentegrupper for hele året

–  Lage arbeidslister til loppemarkedet

Det foreligger detaljerte beskrivelser av gjennomføringen av nåværende dugnader

 

Arbeidsoppgaver arrangementskomiteen

Leder er den som koordinerer arbeidsoppgavene og som møter på styremøter

Innkaller de andre i komiteen til møter

Ansvar for den praktiske gjennomføringen av seminarer som for eksempel:

  • -Lån/leie av lokalet
  • Innkjøp av måltider
  • Gi ´postinstruks`til  korpsvakter ved seminar med overnatting (brann/HMS)
  • Lage/ skrive lapper til medlemmer om disse arrangementene

Foreta nødvendig innkjøp til øvelser og stå for `kveldsmat` 1 gang i mnd

Ansvar for de praktiske forberedelsene og gjennomføringen av korpsets ulike arrangementer.

Faste oppgaver er loppemarked, julekonsert og sommeravslutning/stjernedryss.

  • Foreta nødvendige innkjøp
  • Ansvaret for diverse kjøkkenutstyr
  • Skrive bakelister
  • Planlegge og gjennomføre kafedrift
  • Fordele arbeidsoppgaver blant komiteen med tanke på pynting, gjøre klart med stoler, bord (rigge opp), bevertning og rydding.
  • Kjøpe blomster eller annen form for oppmerksomhet ved behov
  • Kjøpe gaver til sommeravslutning

 

Drill Leders Oppgaver

  • Ha hovedansvar for drilltroppen og koordinere aktiviteter
  • Leder må stille på interne møter i Korpset
  • Føre budsjett for Drilltroppen
  • Søke kommunen om hallplass og ha kontakt med koordinator i Kommunen
  • Være et bindeledd mellom korps, drill og foreldre
  • Ansvarlig for info som skal på Korpsets nettside under Drill
  • Lede foreldremøter og ha regelmessig møter med trenerne
  • Være reiseleder på tur

Drill Forvalters Oppgaver

  • Bistå leder om oppgaver
  • Referent på foreldremøter
  • Være reiseleder på tur
  • Være bindeledd mellom drill og uniforms komité. Ansvarlig for uniformer og stjerner til drilltropp
  • Ordne med eventuell seminar mat/frukt