Arbeidsoppgaver Leder
- Hovedansvaret for korpsets drift
1a. Daglig drift
- Være synlig og tilgjengelig for medlemmer og foresatte
- Støtte opp om alle utvalg og funksjoner
- Avklare hvem som har ansvaret for henting av post
- Være bindeleddet mot drillen
- Sjekke korpsmailen i tillegg til sekretæren
- Påse at arbeidsoppgavene i hht til Årshjulet blir fulgt opp
- Påse at vedtektene følges
- Følge opp samarbeidsavtalen med Øvre Eiker musikkorps
- Legge ut info på facebook
- Formidle info til ansvarlig som legger ut oppdateringer på hjemmesiden
1b Annet
- Hovedansvaret for arrangementer
- Koordinere aktiviteter og arrangementer
- Innkalle til og lede styremøter
- Søke om leie av øvingslokaler for musikantene og evt leie av andre rom på HUS
- Ha oversikt over økonomien – følge budsjettet – løpende kontakt med kasserer
- Være hovedperson i beredskapsgruppen og sørge for at denne er inntakt
- Påse at det framvises politiattester i de verv der dette er påkrevd
- Påse at rettigheter til å oppdatere hjemmeside, facebook, bank etc blir slettet når noen går ut av vervene sine og at nye tilganger blir opprettet.
- Økonomi
- Være oppdatert på regnskapet
- Hovedansvaret for at det søkes om diverse støtteordninger
- NMF
- Ha kontakten med NMF – være kontaktperson
- Oppdatere styreinformasjon til NMF etter hver årsmøte
- Delta på distriktskonferanser/årsmøter (ved ønsker/behov)
- Send inn årsrapporten til NMF
- Søke om Frifond
- Kontrakter
- Signere på kontrakter
- Ansvaret for at arbeidsavtaler med dirigenter og drillinstruktører blir oppdatert
- Ansvaret for å følge opp leieavtaler med loppelager og instrumentlager
- Øvre Eiker Musikk og kulturskole
- Være hovedkontaktperson
- Delta på samarbeidsmøter. Evt sekretær/nestleder
- Delta på møter i:
- Kulturskolen: – tuttikorps – SUmøter etc
- Øvre Eiker Musikkråd – delegeres gjerne til leder av musikkutvalget
- Interne møter med div utvalg
- NMF
- Øvre Eiker musikkorps
- Dirigentmøter – innkalle
- Annet
- Signere alle utbetalinger
Arbeidsoppgaver sekretær/nestleder
- Skriving og utsending av møtereferater, samt innkalling til nytt styremøte. Lage saksliste i samråd med leder.
- Være aktivt inne for å sjekke korpset mail.
- Korrespondanse med korpsmedlemmer/foreldre og andre aktører/samarbeidsparter, samt utsending av infoskriv etter avtale med leder/styret.
- Ajourføre terminlisten på hjemmesiden.
- Hovedansvaret for stjernedryss – oversikt
- Sette sammen materiale fra utvalgslederne til korpsets årsmelding, samt sende ut innkalling og sakspapirer til årsmøte. Melde fra til valgkomiteen om hvem som er på valg i god tid førårsmøtet.
- Være arkivansvarlig for korpset, med unntak av notearkiv.
- Oppdatere medlemslistene lokalt (Styreweb) og i Korpsdrift
- Representere korpset i samarbeidsutvalget til kulturskolen. (Evt en lederoppg)
- Følge opp aktiviteter på Årshjulet:
- Ta kontakt med skolene ang 1.klasse spilling
- Melde fra om aktiviteter til Kulturkalenderen i kommunen
- Søke skolen om øvelseslokaler
- Innrapportering til NMF – VO-midler.
- Sende info og invitasjoner til samarbeidspartnere og æresmedlemmer
- Bistå leder/ Stedfortreder for leder
Arbeidsoppgaver kasserer
- Rutinemessig føring av alle bilag, samt månedlig avstemming mot bankkontoutdrag.
. Betale regninger fortløpende
- Fremlegging av regnskapsstatus på styremøter.
. Melde endringer i styret til Brønnøysundregistret
- Foreta regnskapsavslutning/årsavslutning før årsmøte. Forevise resultat og balanse. Skrive årsrapport til årsmeldingen i forkant av årsmøte. Husk at revisjonsrapport skal være undertegnet. Utarbeide neste års budsjett etter innspill fra gruppene.
- Kjøre ut kontingent til medlemmer (vår og høst)
- Fakturere
– 1.mai, 17.mai, julegrantenning.
– Dugnader
– Til medlemmer – egenandeler etc.
– Diverse - Utbetale lønn til dirigenter/drillinstruktører
- Utbetale feriepenger i juni.
. Gjennomgår trener og dirigentkontrakter sammen med leder
- Påse at det nok vekslepenger til ulike arrangementer og evt sette inn penger/legge i nattsafe inntektene etter arrangement
. Skaffe bankterminal til loppemarkedet
- Arbeidsoppgaver iht. Årshjulet
-Søke momskompensasjon
-Søke støtte fra Musikkrådet
– Innrapportere/innbetale skattetrekk.
– Sende inn div skjemaer for selvst. næringsdr. og veldedige og allmennytt. organisasjoner
– Sende div. søknader om tilskudd.
- Diverse legater
- Instrumentfondet
- Bingosøknad
-Ansvarlig for rapportering av midlene.
Arbeidsoppgaver musikkutvalgets leder
Aktiviteter:
- Ansvarlig for alle musikalske aktiviteter, i nært samarbeid med dirigenter – både for
rekrutter/aspiranter og hovedkorps
- Koordinering av programutvalg (sammen med dirigent og representanter fra hovedkorpset)
- Aktivitetsplan: Planlegge sesongen med øvelser, konserter, seminar og andre opptredener,
samt turer og musikalske/sosiale aktiviteter, sammen med dirigent, korpsledere, leder og
tillitsvalgte. Ansvarlig for å avtale med instruktører til seminar i samråd med dirigenter.
- Konsertarrangør: Planlegge, sy sammen konserten i forhold til det musikalske. Finne
konferansier, avtale hvem som gjør hva og når og skaffe gjesteartister. Koordinere hele
arrangementet i nært samarbeid med arrangementskomiteen.
- En av kontaktpersonene i forhold til deltakelse i arrangementer som 1. og 17. Mai,
Turnavslutning, spilling ved skolestart, julegrantenning etc.
- Ansvarlig for at slagverksutstyr blir transportert til arrangementer og låne/leie evt. utstyr
som korpset ikke har.
. Påse at årsmelding til årsrapporten blir skrevet og levert for gruppene i utvalget.
. Skaffe tamburmajor og fanebærer
Korpsdrift:
- Besetning/instrumentfordeling i samråd med dirigenter og rekrutteringsutvalg. Sjekke
behovet.
- Forslag til investeringer instrumenter, og sammen med materialforvalter, gjennomføre
disse i henhold til årsmøte-/styrevedtak.
- Være med i prosessen med ansettelse av dirigent(er) i samråd med leder/styre.
. Holde kontakt med dirigentene gjennom sesongen og være med i dirigentmøter to ganger i
året.
- Samarbeide med de andre korpsene i kommunen. Minst ett samarbeidsmøte med ØEMK.
ØEMK innkaller til møte.
- Møter på styremøtene og er ansvarlig for nødvendig info til og fra det øvrige
musikkutvalget
- Ansvarlig for å kalle inn til møter i musikkutvalget.
Rekruttering:
Ansvarlig for rekruttering av nye medlemmer i samarbeid med styret og
Rekrutt- og aspriantutvalget:
– arbeidsoppgaver som hører til her : Konserter, brosjyrer, prøve-dag, registrering osv.?
Samarbeide med dirigent om utarbeiding av øvelsesplaner
Musikkutvalgets leder delegerer ved behov arbeidsoppgaver til de andre i utvalget
Ansvar for å skaffe korpsvakter til øvelsene for aspiranter og rekrutter
Noteforvalter:
*Ansvarlig for notearkiv og innkjøp av nye noter.
*Ansvarlig for å kopiere opp/skrive ut noter, kopiere notesett til
seminarer og konkurranser.
* Ansvarlig for noteutdeling og innsamling, koordineres med
dirigenter og korpsledere.
* Bistå leder av musikkutvalget.
Materialforvalter:
*Ansvar for instrumenter, notestativ, marsjklyper, marsjhefter og
annet utstyr.
*Innkjøp og vedlikehold av utstyr.
*Føre liste over utleverte instrumenter og lagerbeholdning.
*Påse at instrumenter blir levert inn når medlemmer slutter.
* Ansvarlig for at instrumenter blir reparert – gi ut låneinstrument
*Ansvarlig for orden på instrumentlager og slagverkslageret på HUS.
*Ansvarlig for at medlemmer og foresatte får nødvendig opplæring i
vedlikehold av instrumenter og påse at rutiner følges. Dele ut
vedlikeholdsliste til alle som har instrument fra korpset.
*Ansvarlig for utstillingsskapet på Rådhuset.
*Bistå leder av musikkutvalget.
Uniformskomiteen:
* Ansvar for å dele ut uniformer til rekrutter, aspiranter og hovedkorps, dette gjelder også drillen.
* Ansvar for å påse at det er nok uniformer og tilbehør, og anbefale innkjøp for styret.
* Ansvar for bestilling og innkjøp godkjent av styret.
* Påse at uniformer blir levert inn når noen slutter.
* Stå for salg av skjorter og hansker
* Bistå leder av musikkutvalget.
Arbeidsoppgaver korpsvakter
- Sammen med tillitsvalgte være et bindeledd mellom styret/musikkutvalget og musikantene
- Ha ansvar for det praktiske under øvelsen, som for eksempel; dele ut noter, hjelpe til å bære trommeutstyr, stoler etc., servere saft og koke kaffe
- Bistå dirigent og musikere etter behov, både på øvelser og opptredener/arrangementer
- Delta i planleggingen av sesongen
- I samarbeid med tillitsvalgte jobbe for et godt miljø i korpset
- Være reiseleder på tur
- Gå bak korpset når det marsjerer; ha med førstehjelpssaker, fliser, ventilolje…..
- Lage korpsvaktturnus for HK
- Servere saft i pausen
- Lede valg av tillitsvalgte
- Kontakte musikanter som man ”hører” vil slutte eller som ikke har møtt på øvelsene på en stund
- Hjelpe sekretær med opplysninger til medlemslistene
Arbeidsoppgaver dugnadsansvarlig/utvalget
- Leder møter på styremøtene og administrerer/har ansvaret for alle inntektsbringende tiltak
- Skaffe dugnader og koordinere disse
- Skaffe evt. sponsoravtaler
- Igangsette nye tiltak og har ansvar for å gjennomføre disse
- Avtalte dugnader pr. d.d: Loppemarked· ·
– Ansvar for å skaffe lokaler til loppemarkedet
– Drifte loppelageret – sørge for at det er ryddegrupper
– Sette opp hentegrupper for hele året
– Lage arbeidslister til loppemarkedet
Det foreligger detaljerte beskrivelser av gjennomføringen av nåværende dugnader
Arbeidsoppgaver arrangementskomiteen
Leder er den som koordinerer arbeidsoppgavene og som møter på styremøter
Innkaller de andre i komiteen til møter
Ansvar for den praktiske gjennomføringen av seminarer som for eksempel:
- -Lån/leie av lokalet
- Innkjøp av måltider
- Gi ´postinstruks`til korpsvakter ved seminar med overnatting (brann/HMS)
- Lage/ skrive lapper til medlemmer om disse arrangementene
Foreta nødvendig innkjøp til øvelser og stå for `kveldsmat` 1 gang i mnd
Ansvar for de praktiske forberedelsene og gjennomføringen av korpsets ulike arrangementer.
Faste oppgaver er loppemarked, julekonsert og sommeravslutning/stjernedryss.
- Foreta nødvendige innkjøp
- Ansvaret for diverse kjøkkenutstyr
- Skrive bakelister
- Planlegge og gjennomføre kafedrift
- Fordele arbeidsoppgaver blant komiteen med tanke på pynting, gjøre klart med stoler, bord (rigge opp), bevertning og rydding.
- Kjøpe blomster eller annen form for oppmerksomhet ved behov
- Kjøpe gaver til sommeravslutning
Drill Leders Oppgaver
- Ha hovedansvar for drilltroppen og koordinere aktiviteter
- Leder må stille på interne møter i Korpset
- Føre budsjett for Drilltroppen
- Søke kommunen om hallplass og ha kontakt med koordinator i Kommunen
- Være et bindeledd mellom korps, drill og foreldre
- Ansvarlig for info som skal på Korpsets nettside under Drill
- Lede foreldremøter og ha regelmessig møter med trenerne
- Være reiseleder på tur
Drill Forvalters Oppgaver
- Bistå leder om oppgaver
- Referent på foreldremøter
- Være reiseleder på tur
- Være bindeledd mellom drill og uniforms komité. Ansvarlig for uniformer og stjerner til drilltropp
- Ordne med eventuell seminar mat/frukt